Guida all’emissione dell’informativa GDPR
Per un corretto trattamento dei dati personali uno degli adempimenti fondamentali da eseguire è quello di rilasciare ai clienti un’informativa sul trattamento dei dati stessi. In Adhoc Veja troverete già un testo di informativa base da poter modificare e/o integrare. Il testo base è assolutamente indicativo, ogni azienda dovrà valutare se adattarlo per la propria realtà e per il tipo di attività che si svolge.
Come modificare l’informativa GDPR base?
Accedere al menu Archivi > GDPR > Moduli Informativa
Entrando in variazione (cliccare il pulsante 
o il tasto F3) si può selezionare e modificare ogni parte del testo presente sull’informativa.
I campi di tipo Testo appaiono come testo normale, mentre i campi di tipo Titolo appaiono in grassetto e in dimensione maggiore.
Nell’informativa precaricata sono presenti alcune parti di testo che la prima volta vanno personalizzate. Queste parti sono state evidenziate tramite degli asterischi.
E’ necessario quindi individuarne la posizione all’interno dell’informativa e provvedere al loro completamento. I dati in questione sono essenzialmente informazioni relative alla vostra azienda (esempio, Titolare del trattamento, dati di contatto, ecc.)
Esempio:
Modifiche ai consensi
Oltre all’informativa il programma stampa anche una pagina specifica per la richiesta dei consensi al trattamento dei dati (ad esempio, Presto il consenso al trattamento dei dati per finalità…, ecc.). Nell’informativa precaricata sono stati inserite le principali tipologie di consensi che è possibile richiedere al cliente in fase di trattamento dei dati. Non tutte le aziende sono però interessate a gestire tutte queste tipologie. E’ necessario quindi eliminare con il tasto F6 le righe dei consensi che non si vogliono stampare nell’informativa.
Come si stampa l’informativa?
Stampa di informativa per un cliente registrato
L’informativa si può stampare dalla voce di menu Archivi > GDPR > Stampa Informativa.
Confermando la maschera partirà la stampa (se il modulo è impostato come stampa immediata) oppure verranno richiesti i consensi (se presenti).
Stampa di informativa per un intestatario generico
In certi casi potrebbe essere utile stampare un’informativa per un soggetto che non è un nostro cliente in Adhoc. In questo caso si può accedere alla voce di menu Stampa Modulo Informativa e compilare i campi richiesti.
La gestione dei consensi in fase di stampa
La pagina dei consensi al trattamento dei dati viene creata sulla base dei consensi inseriti nel modulo di informativa utilizzato. Per indicare in stampa il consenso concesso o meno dal cliente ci sono due diverse modalità:
CONSENSO PREIMPOSTATO (stampa immediata)
Se nel modulo informativa utilizzato (accessibile in
Archivi > GDPR > Moduli Informativa) viene flaggata la voce Stampa Immediata il programma stamperà automaticamente l’informativa senza chiedere nient’altro. Per decidere cosa indicare nel modulo dei consensi utilizzerà il valore precaricato nel campo valore preimpostato dell’informativa.- SI = Nella stampa il campo
Presto il consensosarà già spuntato - NO = Nella stampa il campo
Non presto il consensosarà già spuntato - VUOTO = Nella stampa entrambi i campi non saranno spuntati e il cliente potrà spuntarli a penna.
- SI = Nella stampa il campo
CONSENSO RICHIESTO
Se nel modulo informativo non viene flaggata la voce Stampa Immediata il programma prima di lanciare la stampa mi chiederà cosa voglio stampare nel modulo dei consensi.
Per cambiare il valore del consenso fare clic sulla riga.
- SI = Nella stampa il campo
Presto il consensosarà già spuntato - NO = Nella stampa il campo
Non presto il consensosarà già spuntato - VUOTO = Nella stampa entrambi i campi non saranno spuntati e il cliente potrà spuntarli a penna.